Wat moet er gebeuren voordat een afgeschreven laptop klaar is voor donatie?

Jan-Paul Kimmel: “Bedrijven worden compleet ontzorgd.”

Via Allemaal Digitaal kunnen bedrijven afgeschreven laptops doneren aan hulporganisaties. Dat klinkt eenvoudig, maar er komt de nodige expertise bij kijken. Zo willen bedrijven de garantie dat er geen bedrijfsgevoelige informatie op straat komt te liggen. Voor de ontvangers is het belangrijk dat ze écht iets aan de laptop hebben. Bestuurder van Allemaal Digitaal Jan-Paul Kimmel legt uit welke stappen worden doorlopen voordat een laptop klaar is voor hergebruik.

Afgeschreven laptop over de schutting

Afgeschreven laptops doneren is niet moeilijk, maar je moet wel weten wat je doet. “Ik hoorde van een bedrijf dat laptops wilde schenken aan plaatselijke scholieren,” vertelt Kimmel. “Ze hadden verschillende schoolbesturen gemaild dat de laptops op een bepaald moment gratis konden worden opgehaald. Maar ze hadden niet bedacht hoeveel laptops iedere school mocht meenemen – waardoor schoolmedewerkers de laptops uit elkaars handen gristen. De volgende dag belden ze op: de laptops waren onbruikbaar, want vergrendeld met een wachtwoord.”

Kimmel kan erom lachen. “Het was natuurlijk goed bedoeld,” zegt hij. “Maar je kunt een afgeschreven laptop niet simpelweg over de schutting gooien.” Kimmel adviseert bedrijven op het vlak van duurzaamheid en maatschappelijke verantwoordelijkheid. Via Recover-E ontwikkelde hij een circulair model voor IT-apparatuur. Recover-E is inmiddels opgegaan in stichting Allemaal Digitaal, een initiatief waarmee publieke en private organisaties afgeschreven laptops, tablets en smartphones kunnen doneren aan mensen die deze nodig hebben. Kimmel vertelt hoe laptops worden klaargemaakt voor een nieuwe ronde.

Ontzorgen van de donateur

Bedrijven die laptops doneren, willen daar het liefst niet al te veel moeite voor doen. “Donateurs willen ontzorgd worden,” zegt Kimmel. “Om die reden nemen wij bij wijze van service alle IT-elektronica mee waar bedrijven van af willen; ook als het om afval of onbruikbare apparatuur gaat.” Vervolgens gaan de laptops naar een professionele ‘refurbisher’, oftewel een partij die de laptops klaarmaakt voor hergebruik.

De afgeschreven laptop gaat daar eerst ‘in quarantaine’. Met speciale software via servers wordt een gecertificeerd data-wiping proces doorlopen. De laptops worden verbonden aan een ‘wiping console’, waardoor alle software overschreven wordt en er geen data achterblijft op de laptop. Het proces kan meerdere keren herhaald worden, al naar gelang hoe gevoelig de data is. Als het proces niet wordt onderbroken, wordt het automatisch bezegeld met een certificaat.

‘Data-wiping wordt steeds belangrijker’

Bedrijven vinden het steeds belangrijker dat data van zakelijke laptops worden gewist voorafgaand aan een donatie. “De aandacht voor dataveiligheid is veel groter dan pakweg vijf jaar geleden,” vertelt Kimmel. Door de AVG en toename in hacks en datalekken zijn bedrijven bewuster geworden van de waarde van informatie. Tegelijkertijd neemt ook de hoeveelheid data op harde schijven nog altijd toe, ondanks de opkomst van cloud-services. Waar een data-wipingproces vroeger een uur kostte, neemt dat tegenwoordig al snel acht uur in beslag.

Het gecertificeerde data-wiping proces dat Allemaal Digitaal gebruikt, garandeert dat de laptops veilig kunnen worden hergebruikt. Het grootste risico in het proces waar data gestolen zouden kunnen worden, is wanneer de vrachtwagen onderweg is van het bedrijf naar de refurbisher. “In de overdracht kan iets misgaan en wij kunnen niet uitsluiten dat iemand de vrachtwagen van de weg rijdt en de laptops steelt,” legt Kimmel uit. “Voor klanten die op geen enkele manier risico willen lopen, bieden wij daarom – voor een meerprijs – aan om de laptops op locatie te wipen.”

Zorgvuldig proces

Na de ‘quarantaine’ worden de laptops schoongemaakt en nagekeken op kritieke functies. Zijn het beeldscherm, het toetsenbord, de harde schijf en andere onderdelen nog in orde? Waar nodig worden reparaties uitgevoerd. In sommige gevallen wordt van twee laptops één gemaakt.

Ook worden alle kenmerken die de laptop herleidbaar maken naar een persoon of bedrijf verwijderd, en wordt nieuwe software geïnstalleerd – wél Windows, maar geen Office. Dit is om de prijs zo laag mogelijk te houden. “Voor Office bestaan eventueel ook gratis open-sourceprogramma’s,” legt Kimmel uit. Dan is de laptop officieel klaar voor een tweede ronde.

Lokale initiatieven

Allemaal Digitaal wil in 2022 zeker 5000 laptops opknappen en doneren. Als er voldoende aanbod is, kunnen er ook makkelijk 10.000 of 20.000 laptops worden opgeknapt – het proces is strak georganiseerd en schaalbaar. Maar de vraag naar betaalbare laptops is op dit moment vele mate groter dan het aanbod. Daarom kijkt Allemaal Digitaal ook naar lokale initiatieven die bestaan op dit gebied, waarbij het refurbishproces vaak wordt uitgevoerd door mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt.

Het versnipperde karakter van de huidige markt voor opgeknapte laptops zorgt voor uitdagingen. Het refurbishen van laptops is niet buitengewoon complex, maar het is wel van belang dat het proces zorgvuldig verloopt. “Opkopers worden tegen elkaar uitgespeeld,” zegt Kimmel. “Schaalvoordeel is beperkt van toepassing.” In de huidige situatie betalen gemeenten of hulporganisaties soms te veel, is er een risico op datalekken of is de kwaliteit van de laptops onvoldoende. In de wirwar aan lokale initiatieven ziet Kimmel voor Allemaal Digitaal een regiefunctie en adviserende rol, of op termijn mogelijk een franchiseformule.

Sociale en maatschappelijke meerwaarde

In de wereld van de circulaire economie ziet Kimmel naast duurzaamheid steeds meer aandacht voor sociale en maatschappelijke vraagstukken. “De circulaire economie draait om waarde behoud,” legt hij uit. “Je kunt waarde uitdrukken in termen van de waarde van het materiaal dat wordt hergebruikt, maar je kunt ook kijken naar de sociale of maatschappelijke waarde.”

Een laptop kan er bijvoorbeeld voor zorgen dat kinderen tijdens een pandemie onderwijs kunnen blijven volgen, of dat een vluchteling in contact kan blijven met het thuisfront. “In zulke gevallen is de sociale en maatschappelijke meerwaarde van een afgeschreven laptop gigantisch,” aldus Kimmel. “Het is geweldig om met Allemaal Digitaal ook op dat niveau meerwaarde te kunnen bieden, en zo bij te dragen aan een meer duurzame en inclusieve samenleving.”